Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een factuur in pdf versturen via e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan.  Heb je een actief btw-nummer? Dan is deze verplichting ook op jouw onderneming van toepassing.

Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting niet. Maar opgelet: je moet wel de gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Je moet dus wel degelijk je systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026.

Hoe werkt elektronische facturering?

De verzending van de gestructureerde elektronische facturen zal gebeuren via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Je facturatie- of boekhoudsoftware zal voor de verzending en ontvangst van je facturen een beveiligde connectie maken met dit Peppol-netwerk waarmee ook je klant of leverancier verbonden is. Peppol kan je vergelijken met een telecomnetwerk. Dankzij dit netwerk worden de gegevens beveiligd en gestructureerd uitgewisseld tussen de verschillende toepassingen.

Elektronische facturering vormt een cruciaal onderdeel van je bedrijfsvoering. Door de digitale verzending en ontvangst van facturen komen er veel mogelijkheden bij qua automatische verwerking. Maar je kan ook op heel wat andere vlakken veel waarde creëren door deze digitalisering. Denk maar aan automatische opvolging van betalingen, updates over de status van een e-factuur, enz.